evrocert

EVROCERT

certifikacija i nadzor

SR | EN
Prijavite se:


Pravila certifikacije sistema menadžmenta

         1. UVOD

Ovim dokumentom daju se osnovne informacije klijentima i potencijalnim klijentima o uslovima poslovnog odnosa sa EVROCERT-om, certifikacionim telom za ocenjivanje sistema menadžmenta.

2. O EVROCERTU

EVROCERT je certifikaciono telo  koje pruža usluge certifikacije sistema menadžmenta kvalitetom, zaštitom životne sredine, zaštitom zdravlja i bezbednošću na radu, kao i certifikacijom sistema menadžmenta bezbednošću hrane. Na osnovu rezultata ocenjivanja donosi odluku o certifikaciji, odnosno izdaje nacionalne certifikate o usaglašenosti sistema menadžmenta u skladu sa odgovarajućim standardima i propisima.

Saradnjom sa Quality Austria omogućeno je klijentima, koji to žele, certifikaciju sistema menadžmenta i izdavanje certifikata Quality Austria i IQNeta.

EVROCERT je akreditovan od strane Akreditacionog tela Srbije za poslove certifikacije sistema menadžmenta kvalitetom, zaštitom životne sredine, bezbednošću hrane, zaštitom zdravlja i bezbednošću na radu. Rešenje o akreditaciji, sa navedenim oblastima za koje je akreditovan se nalaze na WEB site-u Akreditacionog tela Srbije (www.ats.rs).

Prilikom sprovođenja postupka certifikacije sistema menadžmenta EVROCERT primenjuje zahteve standarda SRPS ISO/IEC 17021-1:2015 kojim su definisane obaveze certifikacionih tela za sisteme menadžmenta.

3. PRINCIPI CERTIFIKACIJE SISTEMA MENADŽMENTA

Certifikacija sistema menadžmenta se zasnivaju na sledećim principima:

Nepristrasnost

Proces certifikacije sistema menadžmenta EVROCERT obavlja nepristrasno. Svo osoblje EVROCERT-a (stalno zaposleno i spoljno osoblje) je svesno potrebe za nepristrasnošću. Da bi obezbedio potpunu nepristrasnost, EVROCERT  je izvršio analizu mogućih pretnji za nepristrasnost i propisao pravila za postupanje sa postojećim i potencijalnim rizicima koji mogu da ugroze nepristrasnost. Radi kontrolisanja primene pravila koja se odnose na nepristrasnost, EVROCERT je formirao Komisiju za obezbeđenje nepristrasnosti, koju čine predstavnici zainteresovanih strana.

Kompetentnost

Da bi dodeljivao certifikaciju koja uliva poverenje zainteresovanih strana, EVROCERT koristi kompetentno osoblje, koje čine stalno zaposleno i spoljno osoblje. Za održavanje i stalno poboljšavanje kompetentnosti, osoblje EVROCERTa se obučava i nad njim se obavlja monitoring

Odgovornost

Klijent, a ne EVROCERT, je odgovoran za usaglašenost sa zahtevima certifikacije. Ova obaveza se klijentu jasno saopštava Ugovorom o certifikaciji sistema menadžmenta.

EVROCERT je odgovoran da oceni dovoljno  objektivnih dokaza na kojima treba da zasnuje odluku o certifikaciji. Na osnovu zaključaka audita, ovlašćena osoba / komisija  donosi odluku o dodeljivanju certifikacije, ukoliko ima dovoljno dokaza o usaglašenosti, ili o nedodeljivanju certifikacije ukoliko su utvrđene neusaglašenosti, u skladu sa Kriterijumima za certifikaciju sistema menadžmenta.

Otvorenost

EVROCERT garantuje da stoji podjednako na usluzi svim klijentima bez obzira na veličinu, vrstu delatnosti i geografskom području na kojem se nalazi .

Poverljivost

Da bi imalo privilegovan pristup informacijama koje su mu potrebne za adekvatno ocenjivanje usaglašenosti sa zahtevima za certifikaciju, EVROCERT sve informacije o klijentu tretira kao poverljive. EVROCERT se Ugovorom sa klijentom obavezuje da će svu dokumentaciju i informacije do kojih dođe u toku certifikacije tretirati kao poverljive i da neće dozvoliti da oni dođu u ruke trećih lica. Ovo važi i za period posle okončanja ugovornog odnosa. Vreme čuvanja i način uništavanja dokumenata klijenta je propisano dokumentima sistema menadžmenta EVROCERT-a.

Iz obaveze čuvanja tajne se izuzima dokumentacija koju koristi Arbitražno veće u slučaju spora, kao i dokumentacija koja se daje na uvid članovima akreditacionog  tela, o čemu će klijent biti pismeno izvešten.

Reagovanje na prigovore/žalbe

EVROCERT je opredeljen da sve prigovore i žalbe od klijenata i drugih zainteresovanih strana prouči i, ukoliko utvrdi da su oni opravdani, preduzme mere kako bi se eventualne neusaglašenosti otklonile. Da bi zainteresovane strane stekle  poverenje da će EVROCERT sa prigovorima/žalbama pristupiti na odgovarajući način i da će uložiti potreban trud radi rešavanja prigovora/žalbi, direktor EVROCERTa je definisao Politiku rešavanja prigovora/žalbi, koja je javno dostupna na WEB site-u EVROCERTa.

4. KRITERIJUMI CERTIFIKACIJE SISTEMA MENADŽMENTA

Ocenjivanje sistema menadžmenta se obavlja na osnovu utvrđenih i dokumentovanih kriterijuma ( zahtevi primenjenih standarda, zahtevi zakona i propisa i sopstvena dokumentacije organizacije). Neispunjavanje tih zahteva od strane organizacije, ocenjuje se kao neusaglašenost.

Neusaglašenosti koje se mogu identifikovati tokom ocenjivanja se kategorišu u dve grupe: VELIKE i MALE. 

Kao velike neusaglašenosti se tretiraju one koje su utvrđene kada neki zahtev primenjenog standarda za sistem menadžmenta ili zahtev zakona i propisa relevantnog za organizaciju nije ispunjen ili je delimično ispunjen, aktivnosti se ne sprovode u skladu sa  dokumentovanim postupcima sistema menadžmenta ili organizacija ne poseduje potrebne resurse za realizaciju proizvoda.

Kao male neusaglašenosti se tretiraju one koje su utvrđene i koje se pojavljuju  u pojedinačnim slučajevima, a odnose se na neprimenjivanje nekog dokumentovanog postupka ili zahteva standarda.

5.  OBAVEZE KLIJENATA

Prava i obaveze klijenata su definisane Ugovorom o certifikaciji sistema menadžmenta i ovim uputstvom.

Klijent je u obavezi da:

  • dostavi sve potrebne podatke o delatnosti, broju lokacija, zaposlenim, i druge, koji su neophodni za izvođenje audita, kao i izmene koje budu nastupile,
  • stavi na raspolaganje svu potrebnu dokumentaciju neophodnu za izvođenje audita, 
  • obezbedi auditorima pristup u odgovarajuće prostorije i radni prostor na terenu,
  • obezbedi kompetentno osoblje za davanje istinitih informacija o svim okolnostima i procesima koji mogu biti od značaja za audit,
  • odgovori na postavljena pitanja i pruži informacije o procesima koji mogu biti od značaja za audit
  • omogući redovne nadzorne audite (prvi nadzorni audit koji mora da se obavi pre isteka perioda od godinu dana od datuma auditiranja i drugi nadzorni audit u periodu od 2 godine ± 90 dana od datuma auditiranja)
  • da stavi na uvid zapise o svim prigovorima na njegov sistem menadžmenta i preduzetim korektivnim merama prema zahtevima odgovarajućeg standarda ili drugih normativnih dokumenata.
  • da, kada to EVROCERT planira, omogući uslove za prisustvovanje posmatrača (npr. auditora na obuci ili ocenjivača akreditacionog tela),
  • da plati uslugu prema dogovorenoj ceni iz predračuna/računa.

U toku važenja certifikacije klijent je obavezan da:

  • održava i poboljšava uspostavljeni sistem menadžmenta u skladu sa zahtevima referentnog standarda
  • bude usaglašen kada se poziva na svoj certifikacioni status u medijima komunikacije, kao što su internet, brošure ili reklame, ili u drugim dokumentima,
  • ne daje niti dozvoljava bilo kakve izjave koje dovode u zabludu u pogledu certifikacije,
  • ne koristi ili ne dozvoljava korišćenje dokumenta certifikacije ili bilo kog njegovog dela na način koji dovodi u zabludu,
  • nakon suspenzije ili povlačenja certifikacije, prekine upotrebu svih reklamnih materijala koji sadrže poziv na certifikaciju, prema uslovima korišćenja znaka certifikacije i znaka akreditacije
  • ispravi sve reklamne materijale kada je obim certifikacije redukovan,
  • ne dozvoljava da se pozivanje na certifikaciju sistema menadžmenta koristi na takav način da se shvati kao da certifikaciono telo certifikuje proizvod (uključujući usluge) ili proces,
  • ne podrazumeva da se certifikacija odnosi na aktivnosti koje su izvan obima certifikacije, i
  • ne koristi svoju certifikaciju na takav način koji bi certifikaciono telo i/ili sistem certifikacije doveo u situaciju da izgubi reputaciju ili poverenje javnosti i
  • prihvati audit uz kratku najavu u slučaju prigovora i žalbi zainteresovanih strana, odnosno opravdane sumnje da certifikovani klijent ne ispunjava zahteve sistema menadžmenta koji primenjuje.

6.  OBAVEZE EVROCERTA

EVROCERT se obavezuje:

  • da informacije o klijentu koje su mu potrebne za adekvatno ocenjivanje usaglašenosti sistema menadžmenta prema zahtevima za certifikaciju  tretira kao poverljive. Tamo gde se od EVROCERTa zakonom zahteva pružanje poverljivih informacija trećoj strani, EVROCERT će o tome obavestiti klijenta u svim slučajevima, izuzev ako to nije drugačije regulisano zakonom. Ukoliko EVROCERT želi da neke informacije o klijentu pusti u javnost, o tome će informisati klijenta i tražiti odobrenje u pisanoj formi.
  • da  pažljivo čuva izveštaje sa audita i ostale zapise o certifikaciji u pisanoj ili u elektronskoj formi, kako ne bi došli u posed trećih lica. Ovo važi i za period posle okončanja ugovornog odnosa. Po isteku 6 godina EVROCERT će dokumentaciju i zapise uništiti ili ih skladištiti na bezbedan način.
  • da obavesti klijenta kada se zapisi dostavljaju Akreditacionom telu Srbije u okviru procesa akreditacije EVROCERTa kao certifikacionog tela za sisteme menadžmenta i nadzornih aktivnosti
  • da u slučaju spora obavesti klijenta da će dokumentA biti dostupna arbitražnom veću i/ili sudskim organima
  • da obaveže članove audit tima, zaposlene u EVROCERTu, kao i druge osobe koje imaju pristup informacijama u toku procesa ocenjivanja usaglašenosti sistema menadžmenta (npr. prevodilac, posmatrač, tehnički ekspert) da čuvaju informacije koje su dobijene od klijenta kao poverljive.

7. PROCEDURA CERTIFIKACIJE SISTEMA MENADŽMENTA

Klijent se može prijaviti telefonom, doći lično ili se obratiti dopisom kojim izražava svoju nameru o certifikaciji sistema menadžmenta. Od klijenta će se zahtevati da popuni odgovarajuću Prijavu u kojoj navodi obim certifikacije za koju je zainteresovan, standard prema čijim zahtevima želi certifikaciju i daje osnovne informacije o organizaciji.

Pre prihvatanja EVROCERT će preispitati prijavu radi utvrđivanja kompetentnosti EVROCERTa za realizaciju zahteva klijenta. U toku preispitivanja može se od klijenta zahtevati da dostavi dodatne informacije radi razjašnjenja zahteva. 

Klijent će od EVROCERT-a dobiti ponudu. Pre formiranja ponude EVROCERT može zahtevati od klijenta da omogući posetu organizaciji radi uvida u stepen razvijenosti sistema i obima provere. Ukoliko klijent prihvati ponudu pristupa se sklapanju ugovora, koji je osnov saradnje EVROCERTa sa klijentom. Ugovor  sklapaju ovlašćeno lice klijenta i direktor EVROCERTa. Ugovorom se utvrđuju svi bitni elementi poslovnog odnosa, kao što su: cena, prava i obaveze EVROCERTa, prava i obaveze klijenta, uslovi korišćenja certifikacionog znaka i drugo.

Početni certifikacioni audit se sastoji iz dve faze. U prvoj fazi početnog certifikacionog audita obavlja se pregled dokumentacije klijenta i ocena razumevanja zahteva standarda, naročito u pogledu identifikacije ključnih performansi ili značajnih aspekata, procesa, ciljeva, rizika i funkcionisanja sistema menadžmenta, koja se obavlja na lokaciji klijenta. U okviru prve faze početnog certifikacionog audita prikupljaju se potrebne informacije koje se odnose na obim certifikacije sistema menadžmenta.  U slučaju da se identifikuju oblasti koje mogu da budu klasifikovane kao neusaglašenosti u drugoj fazi početnog certifikacionog audita,  od klijenta će se zahtevati da preduzme korekcije ili korektivne mere radi otklanjanja uzroka potencijalnih neusaglašenosti. Period između prve i druge faze ne može da bude duže od 6 meseci.

Ukoliko EVROCERT zaključi da klijent ispunjava propisane zahteve, može se preći u drugu fazu početnog certifikacionog audita.

Druga faza početnog certifikacionog audita se sprovodi po Programu audita, koji klijent dobija pre audita i na koji klijent ima pravo da uloži prigovor ukoliko ga ima. Od klijenta će se tražiti saglasnost i na sastav audit tima. Ukoliko klijent ima primedbe na sastav audit tima o tome može da obavesti EVROCERT, uz obrazloženje. Audit se sprovodi na lokaciji klijenta. Drugom fazom početnog certifikacionog audita se ocenjuje usaglašenost primenjenog sistema menadžmenta sa zahtevima odgovarajućeg standarda (dokumenta). Audit tim, na osnovu nalaza i dokaza sa audita, izrađuje Izveštaj sa audita, koji dostavlja direktoru EVROCERTa i/ili komisiji za donošenje odluke o certifikaciji. U slučaju da se uoče neusaglašenosti klijent će dobiti Izveštaj o neusaglašenosti sa zahtevom da preduzme korekcije ili korektivne mere, radi otklanjanja uzroka utvrđenih neusaglašenosti. Donošenje odluke o certifikaciji je uslovljeno otklanjanjem identifikovanih neusaglašenosti. Ako EVROCERT nije u mogućnosti da verifikuje primenu korekcija i korektivnih mera za svaku veliku neusaglašenost u roku od 6 meseci od poslednjeg dana faze 2, onda mora da se sprovede još jedna faza 2 pre nego što preporuči certifikaciju.  Proveru efektivnosti preduzetih korektivnih mera sprovešće vođa audit tima na osnovu dokumentovanih dokaza (koji treba da se provere tokom nadzornih aktivnosti), na dodatnom ograničenom auditu ili na dodatnom kompletnom auditu, o čemu će klijent biti obavešten na završnom sastanku.

Direktor EVROCERTa ili komisija za donošenje odluke o certifikaciji., na osnovu zapisa sa audita i Kriterijuma za ocenjivanje sistema menadžmenta donosi odluku o certifikaciji. Klijentu se dostavlja certifikat (lično ili poštom).

Prvi nadzorni audit se obavlja obavezno u roku od 12 meseci od datuma donošenja odluke o certifikaciji. Da bi se ovo obezbedilo kao referentni datum se računa poslednji dan faze 2 početnog certifikacionog audita.

Drugi nadzorni audit se obavlja nakon dve godine ± 90 dana od referentnog datuma.

Nadzorne provere moraju da se sprovode najmanje jednom u kalendarskoj godini osim u godinama recertifikacije. Obavljaju se po istom sistemu kao i certifikacioni audit, ali uz smanjenje obima.

Recertifikacioni audit mora da se obavi pre isteka tri godine od referentnog datuma. Obavlja se po istom sistemu kao i certifikacioni audit, ali uz skraćenje vremena.

Organizacija je obavezna da u toku važenja certifikacije stalno ispunjava zahteve primenjenog standarda i da poboljšava uspostavljeni sistem. 

8. PROŠIRENJE OBIMA CERTIFIKACIJE 

Proširenje obima certifikacije može da se obavi kada to klijent želi, na osnovu pismenog zahteva klijenta, a u skladu sa Procedurom za izmenu u zahtevima za certifikaciju. Na osnovu zahteva, EVROCERT će utvrditi da li da se audit obavi odmah ili u toku redovnih nadzornih aktivnosti. Pri proširenju certifikacije klijentu se izdaje novi Certifikat, koji se odnosi na prošireni predmet i područje primene sistema menadžmenta.

9. SMANJENJE OBIMA CERTIFIKACIJE 

Smanjenje obima certifikacije  može da se obavi na osnovu pismenog zahteva klijenta, u skladu sa Procedurom za izmenu u zahtevima za certifikaciju ili ukoliko klijent ima problema da ispuni zahteve standarda po kojem je obavljena certifikacija na delovima koji ne ispunjavaju zahteve odgovarajućeg standarda, a u skladu sa Procedurom za dodeljivanje. održavanje, proširenje, redukciju, suspenziju i oduzimanje certifikacije (2.08). Na osnovu zahteva, EVROCERT će utvrditi potrebu za sprovođenjem audita na licu mesta. Pri smanjenju certifikacije klijentu se izdaje novi Certifikat.

10. MERE  EVROCERTA U SLUČAJU NEPOŠTOVANJA PRAVILA CERTIFIKACIJE 

U slučaju da klijent ne postupa po pravilima certifikacije EVROCERT može preduzeti jednu od sledećih mera:

SUSPENZIJA certifikacije može da se izvrši u sledećim slučajevima:

  • kada klijentov sistem menadžmenta ima neprestane ili ozbiljne teškoće da zadovolji zahteve standarda uključujući i zahteve za efektivnost sistema menadžmenta,
  • u slučaju zloupotrebe ili pogrešne upotrebe znakova certifikacije i znakova akreditacije,
  • u slučaju neotklanjanja neusaglašenosti utvrđenih tokom audita u zadatom roku,
  • kada certifikovani klijent dobrovoljno traži suspenziju certifikata
  • ukoliko je privremeno prestao sa  obavljanjem svoje cele ili dela delatnosti za koju je izdat certifikat ili sličnih razloga, po zahtevu klijenta
  • ukoliko je došlo do promene predmeta i područja primene sistema menadžmenta (obima certifikacije), a klijent nije postupio u skladu sa postupkom definisanim Ugovorom
  • kada klijent vrši neažurno plaćanje usluga certifikacije
  • u slučaju da certifikovani klijent ne dozvoljava da se obave redovni nadzorni auditi:
  • prvi u periodu od godinu dana nakon referentnog datuma
  • drugi u periodu od dve godine od referentnog datuma (± 30 dana)
    • na osnovu prigovora treće strane, odnosno korisnika proizvoda klijenta ili neke druge zainteresovane strane.

U slučaju da se pojave uslovi za suspenziju, direktor EVROCERTa donosi odluku o suspenziji . Odluka o suspenziji je vremenski ograničena na maksimalno 6 meseci. Obaveštenje se dostavlja klijentu.

Klijent na osnovu obaveštenja o suspenziji certifikacije realizuje korektivne mere radi otklanjanja uzroka neusaglašenosti koje su uzrokovale suspenziju certifikacije, o čemu izveštava EVROCERT i dostavlja dokaze.

Verifikacija sprovedenih korektivnih mera se, po pravilu, vrši kod klijenta, na kompletnom dodatnom auditu.

POVLAČENJE certifikacije vrši se  u sledećim slučajevima:

  • kada klijentov sistem menadžmenta ne ispunjava zahteve referentnog standarda 
  • u slučaju neotklanjanje uzroka  zbog kojih je klijentu suspendovana certifikacija u roku koji odredi EVROCERT, a koji ne može biti duži od 6 meseci,
  • kada klijent doborovoljno zahteva povlačenje certifikacije.

Prilikom povlačenja certifikacije, vlasnik certifikacije se obavezuje da više ne koristi znak certifikacije EVROCERTa i da garantuje da dokumentacija koja stoji u vezi sa tim neće biti korišćena. Vlasnik certifikacije se obavezuje da EVROCERTu vrati certifikat u roku od 15 dana od dana donošenja odluke od strane direktora EVROCERTa.

11. ŽALBE 

Klijent ima pravo da uloži žalbu ukoliko smatra da se proces certifikacije, uključujući i odluke o certifikaciji nije odvijao u skladu sa pravilima certifikacije i standardima kojim se utvrđuju zahtevi za certifikaciju sistema menadžmenta. EVROCERT će svaku žalbu analizirati i doneće odgovarajuće odluke u vezi sa predlogom rešenja žalbe, o kojima će tražiti mišljenje klijenta koji je podneo žalbu.

12. PRIGOVORI

Zainteresovane strane imaju pravo da ulože prigovor na certifikovanog klijenta ili na proizvod / uslugu certifikovanog klijenta.  EVROCERT će svaki prigovor analizirati i doneće odgovarajuće odluke u vezi sa predlogom rešenja prigovora, o kojima će tražiti mišljenje podnosioca prigovora i klijenta na koga se prigovor odnosi.

13. ARBITRAŽNO VEĆE

Arbitražno veće je najviši organ za donošenje odluka koje klijent može da zahteva u slučaju razlike u mišljenjima koje se odnose na proces certifikacije sistema menadžmenta, kao i razlike u mišljenjima u pogledu dodeljivanja ili oduzimanja certifikacije.

Arbitražno veće ima jednog stalnog člana (predsednika) i po jednog predstavnika EVROCERTa i stranke koja se žali. Predstavnik EVROCERTa ne sme da bude onaj koji je učestvovao u ocenjivanju sistema menadžmenta kod klijenta koji se obratio Arbitražnom veću.

Ukoliko klijent nije zadovoljan odlukom može se žaliti nacionalnom akreditacionom telu.

14. KOMUNICIRANJE

EVROCERT je opredeljen za otvorenu komunikaciju sa klijentima, korišćenjem medija koje klijent smatra najpogodnijim. Klijent se na samom početku poslovnog odnosa opredeljuje na koji način želi da se razmenjuje dokumentacija s EVROCERT-om (pisanim putem, elektronskom poštom). Takođe, ukoliko klijent ima nejasnoća u pogledu procesa certifikacije, može se obratiti EVROCERT-u.

Podaci za komuniciranje: